Atril Events: 6 consejos para una buena planificación de tus eventos

Lograr tener los proyectos en tiempo y forma dentro de un presupuesto siempre es un reto. Se necesita tener un gran sentido de dirección para conjugar las exigencias de los recursos en un proyecto exitoso, y es ahí donde entra en juego la importancia de una buena planificación del Project Manager.

Son innumerables los detalles a tener en cuenta a la hora de organizar un evento, y todas las tareas que ello implica puede llegar a resultar muy estresante si no somos capaces de gestionar bien nuestro recurso más valioso: el tiempo.

Organizar cualquier evento requiere una planificación estratégica global en la que debemos tener en cuenta una serie de claves que nos ayuden a lograr el objetivo que buscamos, transmitir los valores de marca y generar experiencias que perduren en la mente de los participantes.

En este post, nuestro compañero del departamento de Internacional, Fernando Albacete, experto en viajes de incentivos, nos cuenta los pasos claves que debemos tener en cuenta para una mejor gestión del tiempo:

  1. Priorización. Define acertadamente cuáles son las actividades o proyectos más urgentes que necesitan tu más inmediata atención para este día.
  2. Organización. Una vez priorizados los proyectos, es hora de organizarlos de acuerdo al tiempo que tienes disponible.
  3. Visión Global. Toda esta organización debemos estructurarla desde un punto de vista global mediante una agenda, un excel, el bloc de notas de tu móvil, etc. Hoy en día son muchas las herramientas que disponemos los Project Manager para tener los eventos bien atados.
  4. Control. La visión global te dará la posibilidad de controlar si vas bien en tu gestión o no, de manera que podremos adaptarla en el caso que fuese necesario.
  5. Disciplina. Para que todo esto funcione, tienes que mantener una disciplina para cumplir tus objetivos diarios. No te distraigas con reuniones improductivas y pausas innecesarias.
  6. Objetivos Factibles. Nada de esto tiene sentido si no te pones objetivos viables con el tiempo que tienes disponible para cumplirlos. En el caso que haya proyectos o actividades que te demanden más tiempo, considera organizarte con constantes acciones diarias, de forma que tengas todo listo para el día de tu deadline.

A pesar de todo, aunque hayas planeado y organizado todo cuidadosamente, puede darse el caso que surjan imprevistos, en este caso, ¡mantén una actitud positiva y busca la mejor solución posible!

¡No olvides que el tiempo es muy valioso, quien lo pierde se frustra y quien se frustra no es productivo!